БЕЛОРУСНЕФТЬ

По делу и с Миром – что осталось за кадром конференции?

Автор: Виолетта ДРАЛЮК / фото Дмитрий САПОВ/ NEFT.by
0
451
08.10.2019

Полезные лайфхаки. Как организовать самый крупный нефтяной форум СНГ на сто баллов

Главный нефтяной форум страны и СНГ – VII международная отраслевая конференция «Рынок нефтепродуктов и газа Республики Беларусь» под эгидой компании «Белоруснефть» – стал рекордным по количеству участников. Около 400 представителей из 20 стран, а это руководители и топ-менеджеры ведущих мировых компаний, собрались в Минске под занавес сентября. Чтобы обсудить актуальные аспекты нефтерынка, наметить связки сотрудничества и открыть для себя новое в Беларуси. Постфактум корреспонденты NEFT.by встретились с организаторами форума, расспросили о том, что осталось за кадром конференции, и взяли на карандаш дельные лайфхаки.

Семь лет назад история конференции начиналась с однодневной презентации экспортного и технологического потенциала «Белоруснефти». Для европейских партнеров. За эти годы отраслевое событие стало главной «нейтральной» интеграционной площадкой для компаний  России, Украины, Польши, Грузии, Азербайджана и других стран. Форум завоевал репутацию позитивного и эффективного пространства для переговоров и налаживания новых деловых связей. При этом международная конференция столь высокого уровня – единственная в СНГ, которая от «А» до «Я» успешно проводится силами специалистов нефтегазовой компании, без помощи аутсорсинга. Представить это, не будучи в гуще событий, сложно. Но сделать – возможно, что в очередной раз  доказали специалисты «Белоруснефти».

Два дня форума для участников и гостей прошли на одном дыхании. Правда, мало кто знает, что за масштабным событием стояло около полугода работы команды из 15 представителей разных подразделений. Кстати, ныне она претерпела изменения. Заместитель генерального директора по обеспечению углеводородным сырьем и реализации продукции компании Сергей Каморников рассказал о движущей силе нефтяного форума-2019.

Команда организаторов обновилась ровно на треть. И ключевая задача, которая стояла перед нами – обеспечить преемственность, чтобы без потери качества новые люди приняли накопленные наработки, опыт и знания. Прежние организаторы помогали дебютантам – группе под руководством Евгения Поспелова, начальника управления обеспечения углеводородным сырьем и реализации продукции. При подготовке форума основные акценты делали на две ключевые позиции. Первое – поддержать высокий представительский уровень конференции, привлечь ведущих игроков рынка. Второе  – сделать программу максимально интересной широкому кругу участников. Темы для докладов выбирали из категории тех, что действительно актуальны и на слуху. Впервые поговорили об электромобилях на достаточно серьезном уровне. Озвучили нашумевшую тему загрязненной нефти, влиянии поставок американской нефти… Все это в конечном итоге сработало, вызвав острый интерес и у специалистов, и у журналистов.  

Основные участники определились за месяц до конференции. А вот ажиотаж спроса пришелся на последние дни, когда звонки с просьбой о регистрации «прилетали» из разных уголков мира. К слову, на протяжении всех дней работы обошлось без форс-мажоров. Точечные нештатные ситуации – вроде сломавшегося автобуса, корректировки логистики и программы свободного времени  – решали быстро и четко. Руководитель группы Евгений Поспелов оценил конференцию не только с позиции профессионального интереса, но и … творческого, когда приходилось принимать абсолютно новые решения.

По роду своей деятельности каждый из членов команды организаторов занимается отдельным направлением, решением узких задач. А конференция дала возможность развить и творческие возможности, несмотря на колоссальное напряжение. Ведь каждый, помимо участия в подготовке и проведении конференции, по-прежнему выполнял свою прямую работу. Но все удалось. Для нас форум стал отдельным проектом, где мы смогли проявить себя в разных ипостасях, решать вопросы, с которыми прежде не сталкивались, предпринимать нестандартные шаги. Безусловно, хотелось выйти на максимальный уровень количества участников. Поэтому плотно работали с медиа-партнерами, дочерними предприятиями. Постоянно делали оценку своей работы, и если что-то не устраивало, тут же искали новые решения. Идеи обсуждались коллегиально, но не все из них проходили через сито жарких споров. Например, команда сразу поддержала предложение ведущего специалиста по маркетингу Павла Кевлича оформить печатную продукцию в черно-голубых тонах, которая наиболее точно отразила тему нефтегаза. На прошлых конференциях придерживались в основном белого цвета. А вот с идеей ключевого сувенира долго не могли определиться. В конечном итоге сошлись на оригинальном издании –  «Белорусская кухня. Гастрономический путеводитель», в котором собраны рецепты около 40 национальных блюд, традиционных для разных регионов страны. Книга оказалась настоящим открытием не только для тех, кто впервые приехал в нашу страну, но и для белорусских участников.

«Белорусская кухня. Гастрономический путеводитель»

Абсолютным же новшеством стала туристическая составляющая форума. Организаторы отвели свободное время знакомству с уникальным историческим памятником Беларуси – Мирским замком.

Это тоже оказалось  удачным решением, на которое с живым интересом откликнулись специалисты нефтерынка. Такой они Беларусь еще не видели. Правда, для того, чтобы это получилось, организаторам пришлось на ходу импровизировать и корректировать программу, подстраиваясь под время отъезда участников в аэропорт… В эти дни команда форума подводит окончательные итоги. И параллельно начинает готовиться к международной нефтяной конференции – 2020. Место встречи – Минск. А вот какой будет главная площадка форума, пока интрига.

Татьяна Боброва, специалист управления обеспечения углеводородным сырьем и реализации продукции:

То, что видят на конференции наши гости, это «вершина айсберга». По улыбчивым и приветливым лицам организаторов не понять, что два дня форума, проведенных на достойном уровне, это около полугода кропотливой работы и постоянного общения с клиентами. Порой  почта «разрывалась» от входящих сообщений – до 300 в день. При этом основная работа оставалась в приоритете. Однако главное – результат. И он в позитивных откликах участников, которые мы сейчас получаем. Среди них есть и просьбы компаний: помогите нам организовать международную конференцию подобного уровня и качества.

Павел Кевлич, ведущий специалист по маркетингу:

Конференцию этого года можно описать так: «Всего было больше». Форум вырос не только по числу участников, но и качественному составу. Основной круг – это первые лица и топ-менеджеры ведущих мировых компаний. Форум, созданный «in home» руководителями и специалистами «Белоруснефти» «после работы», приобрел уровень, который просто страшно передавать на аутсорсинг.

Евгений Деменчук, специалист управления обеспечения углеводородным сырьем и реализации продукции:

Трудностей перевода не возникло, хотя были новые тематики и презентации, которые приходилось обрабатывать сходу. Но все прошло гладко.

Юрий Онанченко, начальник управления нефтепродуктообеспечения компании:

На протяжении всей истории конференции мы видим в ней не только бизнес-событие, но и проект, в который вкладывается душа компании и частица Беларуси. Поэтому форум всегда привлекает так много участников…

Евгений Поспелов, начальник управления обеспечения углеводородным сырьем и реализации продукции:

В процессе конференции возникали вопросы, которые надо было решать здесь и сейчас. Абсолютно по каждому направлению. Но команда сумела организовать все таким образом, что со стороны эти нюансы не были видны. И это дорогого стоит.

 

0
451
Подписывайтесь на наш канал в «Яндекс.Дзен».
Ставьте лайки, комментируйте.

Комментарии отключены.

Читайте также